Phân tích hiện trạng và thực thi quy định thuế về xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán và thanh toán không dùng tiền mặt tại Việt Nam: Vai trò của phần mềm PetroPOS trong quản lý bán lẻ xăng dầu

1. Hiện trạng ngành bán lẻ xăng dầu tại Việt Nam

Ngành bán lẻ xăng dầu tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, với hơn 17.000 cửa hàng trên cả nước, phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, lĩnh vực này đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý thuế, bao gồm thất thu thuế, gian lận hóa đơn và thiếu minh bạch trong giao dịch. Những vấn đề này phần lớn xuất phát từ việc nhiều cửa hàng vẫn sử dụng phương thức vận hành thủ công, chưa đồng bộ hóa với các yêu cầu pháp lý hiện đại.

Thất thu thuế và gian lận hóa đơn

Theo ước tính, một lượng lớn doanh thu từ bán lẻ xăng dầu không được ghi nhận đầy đủ do khách hàng không lấy hóa đơn hoặc cửa hàng không xuất hóa đơn theo từng lần bán. Điều này dẫn đến thất thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế tiêu thụ đặc biệt. Ngoài ra, các hoạt động buôn lậu xăng dầu hoặc sử dụng phần mềm gian lận để điều chỉnh số liệu tại trụ bơm cũng làm trầm trọng thêm tình trạng này.

Thanh toán không dùng tiền mặt: Thực trạng và hạn chế

Mặc dù Chính phủ đã thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt qua các chính sách như Quyết định 1813/QĐ-TTg về Đề án phát triển thanh toán không dùng tiền mặt tại Việt Nam giai đoạn 2021-2025, tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt trong ngành bán lẻ xăng dầu vẫn còn thấp. Nhiều cửa hàng vẫn chủ yếu giao dịch bằng tiền mặt, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và truy xuất dữ liệu giao dịch.

2. Quy định thuế về xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán và thanh toán không dùng tiền mặt

Quy định pháp lý hiện hành

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định bắt buộc các doanh nghiệp, kể cả cửa hàng bán lẻ xăng dầu, phải xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo từng lần bán hàng, không phân biệt giá trị giao dịch. Hóa đơn phải được truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
• Công điện 1284/CĐ-TTg năm 2023: Thủ tướng Chính phủ yêu cầu tăng cường quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh bán lẻ xăng dầu, đảm bảo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế trong thời gian thực.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn việc sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, hỗ trợ tích hợp với các hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt như mã QR, thẻ ngân hàng, hoặc ví điện tử.
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đặt ra nguyên tắc minh bạch trong quản lý thuế, yêu cầu các doanh nghiệp phải lưu trữ và cung cấp dữ liệu giao dịch đầy đủ.

Yêu cầu cụ thể

• Xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán: Mọi giao dịch bán lẻ xăng dầu phải được ghi nhận bằng HĐĐT ngay tại thời điểm bán hàng, kể cả khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn phải được truyền về Tổng cục Thuế trong thời gian thực.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Các giao dịch trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT. Ngoài ra, Chính phủ khuyến khích áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch, kể cả nhỏ lẻ, để tăng tính minh bạch.

3. Thực trạng triển khai và những thách thức

Thực trạng triển khai

• Tiến độ xuất HĐĐT theo từng lần bán: Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, tính đến đầu năm 2025, khoảng 70% cửa hàng bán lẻ xăng dầu đã áp dụng HĐĐT, nhưng chỉ một phần nhỏ thực hiện xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán. Nhiều doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn thủ công hoặc tổng hợp cuối ngày, không đáp ứng yêu cầu thời gian thực.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Một số doanh nghiệp lớn như Petrolimex đã triển khai thanh toán không dùng tiền mặt tại hơn 2.700 cửa hàng trên toàn quốc, tích hợp các phương thức như QR code, thẻ ngân hàng và ví điện tử. Tuy nhiên, các cửa hàng nhỏ lẻ, đặc biệt ở vùng sâu vùng xa, vẫn phụ thuộc vào tiền mặt do hạ tầng công nghệ và thói quen của khách hàng.

Thách thức

1. Hạ tầng công nghệ lạc hậu: Nhiều cửa hàng sử dụng trụ bơm cũ không hỗ trợ kết nối dữ liệu với hệ thống xuất hóa đơn tự động.
2. Chi phí triển khai cao: Việc nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm để đáp ứng yêu cầu pháp lý đòi hỏi chi phí lớn, gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ.
3. Ý thức tuân thủ: Một số doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích của việc áp dụng HĐĐT và thanh toán không dùng tiền mặt, dẫn đến chậm trễ trong triển khai.
4. Kháng cự từ khách hàng: Người tiêu dùng, đặc biệt ở khu vực nông thôn, vẫn quen với thanh toán tiền mặt và không có thói quen lấy hóa đơn.

4. Giải pháp công nghệ: Vai trò của phần mềm PetroPOS

Giới thiệu PetroPOS

PetroPOS là một hệ thống quản lý nhiên liệu xanh, được thiết kế chuyên biệt cho ngành bán lẻ xăng dầu, tích hợp các tính năng quản lý bán hàng, xuất HĐĐT tự động và hỗ trợ thanh toán không dùng tiền mặt. Hệ thống này không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.

Các tính năng nổi bật của PetroPOS

1. Xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán:
   • PetroPOS tích hợp trực tiếp với trụ bơm, tự động ghi nhận dữ liệu giao dịch và tạo HĐĐT ngay tại thời điểm bán hàng.
   • Hóa đơn được truyền dữ liệu về cơ quan thuế trong thời gian thực, đảm bảo tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
   • Hỗ trợ xuất HĐĐT cho cả khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn, lưu trữ dưới dạng điện tử để phục vụ tra soát.
2. Hỗ trợ thanh toán không dùng tiền mặt:
   • Tích hợp với các tổ chức ngân hàng và trung gian thanh toán để tạo mã QR động trên ứng dụng di động, cho phép khách hàng thanh toán nhanh chóng.
   • Hỗ trợ thanh toán qua thẻ ngân hàng, ví điện tử và các phương thức không dùng tiền mặt khác, đáp ứng Quyết định 1813/QĐ-TTg.
3. Quản lý toàn diện:
   • Theo dõi tồn kho, doanh thu và lợi nhuận theo thời gian thực.
   • Quản lý nhân sự, giao dịch và tài chính tại cửa hàng, giúp giảm thiểu công việc thủ công.
   • Cung cấp báo cáo chi tiết phục vụ kiểm tra và đối chiếu với cơ quan thuế.
4. Tương thích và dễ triển khai:
   • PetroPOS phù hợp với cả cửa hàng quy mô lớn và nhỏ, không phụ thuộc vào loại trụ bơm.
   • Chi phí triển khai hợp lý, với gói cơ bản từ 1,8 triệu đồng/cửa hàng và phí giao dịch chỉ 50 đồng/lượt.

Lợi ích của PetroPOS trong quản lý bán lẻ xăng dầu

• Tăng tính minh bạch: Dữ liệu giao dịch được ghi nhận và truyền tải tự động, giảm nguy cơ gian lận và thất thu thuế.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn và thanh toán giúp giảm bớt công việc thủ công, tiết kiệm nhân lực và thời gian.
• Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT và thanh toán không dùng tiền mặt, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Thanh toán nhanh chóng và nhận hóa đơn điện tử qua email hoặc ứng dụng di động mang lại sự tiện lợi cho khách hàng.

5. Đề xuất để thúc đẩy triển khai

Đối với cơ quan quản lý

• Tăng cường kiểm tra và xử phạt: Cần có chế tài nghiêm khắc đối với các cửa hàng không tuân thủ quy định xuất HĐĐT và thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hỗ trợ chi phí triển khai: Nhà nước có thể hỗ trợ một phần chi phí nâng cấp hạ tầng cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt ở vùng sâu vùng xa.
• Nâng cao nhận thức: Tăng cường tuyên truyền về lợi ích của HĐĐT và thanh toán không dùng tiền mặt cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng.

Đối với doanh nghiệp

• Đầu tư vào công nghệ: Các doanh nghiệp cần ưu tiên ứng dụng các giải pháp như PetroPOS để tự động hóa quy trình, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Đào tạo nhân sự: Tổ chức các chương trình đào tạo để nhân viên làm quen với hệ thống mới và nâng cao ý thức tuân thủ.

Đối với khách hàng

• Khuyến khích lấy hóa đơn: Các cửa hàng có thể áp dụng chương trình khuyến mãi hoặc tích điểm cho khách hàng lấy HĐĐT, từ đó nâng cao ý thức của người tiêu dùng.
• Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt: Tăng cường quảng bá các phương thức thanh toán hiện đại như QR code, thẻ ngân hàng để thay đổi thói quen tiêu dùng.

6. Kết luận

Việc triển khai quy định thuế về xuất hóa đơn tự động theo từng lần bán và thanh toán không dùng tiền mặt là bước đi cần thiết để minh bạch hóa ngành bán lẻ xăng dầu tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, cần sự đồng hành của cả cơ quan quản lý, doanh nghiệp và người tiêu dùng. Trong bối cảnh đó, phần mềm PetroPOS nổi lên như một giải pháp toàn diện, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, góp phần xây dựng một thị trường xăng dầu minh bạch và hiệu quả hơn. Với sự hỗ trợ của công nghệ, ngành bán lẻ xăng dầu Việt Nam hoàn toàn có thể bắt kịp xu hướng chuyển đổi số và đáp ứng các yêu cầu pháp lý ngày càng nghiêm ngặt.